Mahnwesen · Vorschlag
Freigegeben ist nicht verschickt.
Ein Mahnlauf für einen Heizungs- und Sanitärbetrieb: n8n steuert den Ablauf, geprüft wird im Code, und unmittelbar bevor ein Schreiben hinausginge, wird die Buchhaltung noch einmal gelesen. Was sie widerlegt, geht nicht raus.
Fiktive Beispieldaten. Keine Verbindung zu Ihren Systemen. Kein Versand.
Demonstration eines vorgeschlagenen Prozesses, aufgebaut aus veröffentlichten Anforderungen. Wie der Ablauf heute wirklich aussieht und wer ihn verantwortet, ist zu bestätigen.
- 28
- Entwürfe vorbereitet
- 280
- Kontrollen ausgeführt
- 2
- im Test-Postausgang
- 1
- Freigabe verfallen
Die Zahlung kam nach der Freigabe.
Ein Entwurf war fertig, hatte alle zehn Kontrollen bestanden und war von einem Menschen freigegeben. Dann buchte die Buchhaltung den Eingang. Das ist der Fall, an dem sich zeigt, ob eine Prüfung echt ist oder nur ein Haken: hier ist er, Schritt für Schritt.
Ausgangslage
RE-2026-0282, 1.140,00 EUR offen
Frau Grabmeier, Austausch Duschwanne. Stand der Buchhaltung: Fassung quelle_v1, gelesen um 06:30.
Entwurf
1. Mahnung vorbereitet
Aus einer Vorlage zusammengesetzt, mit dem Betrag aus der Quelle. Zehn von zehn Kontrollen bestanden.
Freigabe
Ein Mensch gibt frei
Die Freigabe gilt für diese Fassung des Entwurfs, nicht für den Vorgang allgemein.
Ereignis
Zahlungseingang 1.140,00 EUR am 16.09.2026 (SEPA-Überweisung)
Die zweite Abfrage derselben Quelle, Fassung quelle_v2, gelesen um 11:05, unmittelbar vor dem Versand.
Kontrolle
Zahlungsstand schlägt an
Die Quelle weist den Beleg am 16.09.2026 als ausgeglichen aus, die Rechnungsliste zeigt noch 1.140,00 EUR.
Wirkung
Die Freigabe verfällt, abgelegt wird nichts
Im Test-Postausgang liegt zu diesem Vorgang keine Datei. Er steht jetzt unter Erledigt / Keine Mahnung.
Der Entwurf, der nicht hinausging
1. Mahnung zur Rechnung RE-2026-0282 Sehr geehrte Frau Grabmeier, unsere Zahlungserinnerung vom 31.08.2026 zur Rechnung RE-2026-0282 vom 12.08.2026 ist ohne Zahlungseingang geblieben. Die Rechnung über 1.140,00 EUR (Austausch Duschwanne, Vorgang BV-2026-016) war am 26.08.2026 fällig, das sind inzwischen 21 Tage.
Die Nachprüfung auf quelle_v2
- Quelle
- Zahlungsstand · angehalten
- Abgleich mit der Quelle
- Mindestbetrag
- Reklamation
- Kulanzliste
- Wartezeit
- Reihenfolge
- Kontaktdaten
- Agentenausgabe
Die neun anderen Kontrollen laufen trotzdem, damit im Protokoll steht, was geprüft wurde und nicht nur, woran es lag.
Diese Seite ruft kein Modell auf: die Vorlagen sind von Hand geschrieben. Wo ein Agent sinnvoll wäre, liegen eingefrorene Beispielausgaben im Repository, geprüft wie eine echte, gegen die Quelle: drei von vier werden zurückgewiesen. Jede Kontrolle wird zweimal getestet, an einem Fall, den sie anhalten muss, und an einem, den sie durchlassen muss, und danach einzeln abgeschaltet: ändert das den Lauf nicht, trägt sie nichts und der Test wird rot. Dazu die zehn Kontrollen, das Protokoll aller 280 und die CI, die den Lauf bei jeder Änderung neu baut und Zeichen für Zeichen vergleicht.
Und alles andere steht da, wo jemand es sieht.
1Offene Posten prüfen
2Entwurf vorbereiten
3Freigabe oder Klärung
4Nachverfolgen
Ob ein Vorgang darüber hinaus weitergegeben wird, ist ein eigener Zweig und die Entscheidung eines Menschen. Fristen und Beträge stehen in einer Regeldatei, nicht im Code, und sie steuern interne Wiedervorlagen. Dieser Prozess berechnet keine Gebühr und keinen Zins und behauptet keine Rechtsfolge.
- 15Zur FreigabeEntwurf hält allen zehn Kontrollen stand. Ein Mensch gibt frei, und unmittelbar davor wird die Quelle erneut gelesen.
- 3Klärung erforderlichOffene Reklamation, Kulanzfall, zu kurzer Abstand zum letzten Schreiben. Mit Verantwortlichem, nächster Aktion und Wiedervorlage.
- 7Daten prüfenQuelle unvollständig oder widersprüchlich, Kontaktdaten fehlen, Lücke in der Historie, Agentenausgabe zurückgewiesen.
- 3Erledigt / Keine MahnungBeleg ausgeglichen oder storniert, Betrag unter dem Mindestbetrag. Der Vorgang schließt sich, ohne dass jemand etwas bestätigen muss.
Jede Warteschlange hat einen Verantwortlichen und eine nächste Aktion, keine ist ein Papierkorb. Ein angehaltener Vorgang ist kein Brief, den man trotzdem freigeben kann: nach der Korrektur läuft er erneut durch alle Kontrollen.
Was n8n tut
Drei Workflows, auf einer lokalen Installation importiert und ausgeführt, nicht nur gezeichnet: der Lauf, die Fehlerbehandlung und ein Fehlerfall, der absichtlich abbricht, damit die Fehlerbehandlung nachweislich von selbst anspringt. Nur Standardknoten, keine Zugangsdaten in den Exporten. n8n steuert, geprüft wird im Code.
Die Workflows und die Spuren der Ausführungen, samt zweier Fundstücke aus dem echten Lauf, die ein ungelaufener Workflow nicht zeigt.
Was überwacht wird, auch wenn nichts passiert
- Quelle zuletzt gelesen um 11:05, Import unvollständig: 41 von 42 Belegen.
- Der fehlende Beleg gilt als unbekannt, nie als erledigt, und hält seinen Vorgang an. Aufgaben ohne Verantwortliche: 0.
- 1 liegengebliebene Aufgabe wurde eskaliert, mit Empfänger und Spur, ohne dass jemand daran denken musste. Nächster Lauf: täglich um 07:30 an Buchhaltung.
So läuft das auf Ihren Zahlen.
- Was gebraucht wird
- Lesender Zugang zu den offenen Posten und zum Zahlungsstand, die Vorgänge und Reklamationen aus dem Handwerkersystem, ein Kanal für Eskalationen. Für den ersten Lauf genügt lesen.
- Was zuerst entsteht
- Ein Lauf ohne Versand auf Ihren echten Zahlen: Entwürfe und Prüfprotokoll, damit Sie sehen, was hinausgegangen wäre und was die Kontrollen angehalten hätten. Erst danach geht überhaupt etwas hinaus.
- Was Mensch bleibt
- Jede Freigabe, jede Kulanzentscheidung, jede Weitergabe und alles, woran eine Kontrolle anschlägt. Die Maschine entscheidet nichts davon, sie legt es vor.
Eine Frage vorweg, keine Diagnose. Lexware Office mahnt bereits selbst, mit zwei dokumentierten Einschränkungen: die Option greift nur für Belege, die direkt darin erstellt wurden, und ein automatischer Versand ist nicht vorgesehen (Hilfeartikel 547985). Wo also entstehen die Rechnungen, und wie kommen sie in die Buchhaltung? Der Vorschlag hier ist ausdrücklich, Fakturierung und Buchhaltung zu lassen, wo sie sind, und dazwischen den Abgleich, die Ausnahmen und die Überwachung zu bauen.
Zusammenarbeit auf Englisch; Oberfläche und Beispieldokumente auf Deutsch.
Unabhängige Demonstration eines vorgeschlagenen Prozesses. Alle Kunden, Rechnungen, Beträge, Baustellen und Reklamationen sind erfunden, Absender und Empfänger sind ein fiktiver Betrieb und fiktive Kunden. Es besteht keine Verbindung zu einem echten System, und es wird nichts versendet: der Postausgang ist ein Ordner im Repository.
Keine Rechtsauskunft. Dieser Prozess berechnet keine Mahngebühr, keinen Zins und keinen Verzugseintritt und behauptet keine Rechtsfolge. Die Tage in regeln.yaml steuern interne Aufgaben. Eine offene Reklamation hält einen Vorgang vorsorglich an; über die Forderung selbst sagt das nichts. Was für einen Betrieb gilt, entscheidet er mit seiner Steuerberatung oder seinem Anwalt.
Was hier über fremde Software steht, stammt aus deren öffentlicher Dokumentation: der Lexware Office API (Zahlungsstatus, Belegliste, Webhooks, dokumentiertes Limit von zwei Anfragen je Sekunde), dem Hilfe-Center und dem GraphQL-Leitfaden von HERO Software. Was dort nicht steht, steht hier auch nicht. Welches Feld aus welchem System käme und was passiert, wenn es fehlt, steht in der Herkunftstabelle des Repositories.